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  • Wie ich Nextcloud nutze um ein papierloses Büro zu realisieren

    Wie ich Nextcloud nutze um ein papierloses Büro zu realisieren

    Eine meiner Hauptaufgaben besteht darin, Unternehmen und Selbstständige bei der digitalen Transformation Ihrer Betriebe zu beraten und Sie zu unterstützen. Dabei taucht immer die Frage auf, wie man ein “papierloses Büro” realisiert, was ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation bei Dienstleistungsunternehmen ist. In diesem Blog möchte ich kurz darauf eingehen, was man unter einem papierlosen Büro versteht und wie ich dieses für mich ungesetzt habe.

    Laut Wikipedia versteht man unter einem papierlosen Büro folgendes:

    Ein papierloses Büro verzichtet zwecks Arbeitseinsparung, Effizienzsteigerung und Umweltschutz u. a. auf papiergebundene Dokumente und nutzt dafür nur EDV-gestützte Verfahren.

    wikipedia.de

    Wie schaut dies nun in der Praxis aus?

    Ich nutze innerhalb meiner Firma für die Verwaltung von Dokumenten, das Erstellen von Projektplänen, den Austausch von Daten mit Kollegen und Partnern, sowie der internen Kommunikation Nextcloud, ein webbasiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) welches um viele Funktionen (Apps) erweitert werden kann. Durch die Integration von verschiedenen Office-Lösungen ist ein rein webbasiertes Arbeiten mit Office-Dateien möglich, auch ohne lokale Officeinstallation.

    Durch diese Lösung sind alle Daten an einem zentralen Ort, Dokumente, Pläne, E-Mails oder Chatnachrichten sind jederzeit und überall abrufbar. Ich kann mit Kollegen und Partnern z.B. an einem Dokument, oder einer Präsentation arbeiten, oder über eine Datei diskutieren. Ich muss mir keine Gedanken über versehentlich gelöschte Dateien machen, da jede Änderung nachvollziehbar ist und rückgängig gemacht werden kann.

    Dank der Indexierung kann ich nach Begriffen suchen. Suche ich z.B. nach Herrn Müller werden wir alle Dateien, E-Mails, Chatnachrichten, Termine angezeigt, in denen er vorkommt. Dank einer integrierten Texterkennung funktioniert dies auch mit eingescannten Dokumenten.

    Auch unterwegs habe ich jederzeit vollen Zugriff auf alle Daten. Apps für Smartphones und Tablets ermöglichen den direkten Zugriff auf die Kamera, oder Mikrophone. So kann ich Vorort Fotos erstellen, oder Protokolle schreiben die sofort am Server gespeichert werden. Auch das Erstellen von Sprachnachrichten ist möglich. Zeitraubende Nacharbeiten, nach Rückkehr in das Büro, entfallen.

    Mit Talk verfügt Nextcloud über eine eigene Messenger Lösung, die eine DSGVO konforme Kommunikation innerhalb der Firma, aber auch mit Partnern ermöglicht. Talk wird dabei direkt am eigenen Server betrieben.

    Kurznotizen ersetzen bei mir im Büro die Post-Its und dank der Integration von OpenProject, welches ich für das Projektmanagement nutze gibt es auch hier eine Symbiose.

    Aus meiner Sicht erleichtert Nextcloud den gesamten Büroalltag, wobei für mich das integrierte Office, die Kurznotizen sowie die Erweiterbarkeit durch Apps die Highlights dieser Lösung gegenüber anderen sind.

    Sollte dieser Artikel Ihr Interesse geweckt haben, oder möchten Sie Ihre Erfahrungen zum papierlosen Büro kundtun, dann kontaktieren Sie mich, oder hinterlassen Sie einen Kommentar. Ich freue mich.

  • Datenmanagement mit Agorum®

    Agorum, ein DMS (Dokumenten Management System), der gleichnamigen deutschen Firma, ermöglicht Ihnen die effiziente Verwaltung von Dateien, Daten und Dokumenten. 

    Dank Echtzeitindexierung können Dokumente nicht nur nach Dateinamen, sondern auch nach Inhalt durchsucht werden. Frei wählbare Metadaten ermöglichen die Dokumente näher zu definieren.

    Versionierung und eine integrierte Messaging- bzw. Ticketfunktion ermöglicht die Zusammenarbeit an Dokumenten über Distanzen.

    Mithilfe der Webanwendung kann man jederzeit und überall auf seine Dokumente zugreifen. Agorum kann auch per Netzlaufwerk eingebunden werden und vereint damit die Vorteile eines klassischen Fileservers mit jenen eines webbasierten DMS.

    Neben Dokumentenverwaltung bietet Agorum auch zahlreiche weitere Funktionen an, wie Adressbücher, Vorlagen, Wikis, den eingangs erwähnten Messenger bzw. Ticket Dienst, die die alltägliche Arbeit erleichtern.

    Agorum verfügt über einen integrierten Mailserver, über den man auch per IMAP oder POP3 zugreifen kann. Damit zählt Agorum zu jenen DMS bei denen auch E-Mails vollständig in den DMS Prozess integriert sind. 

    Mithilfe des kostenlosen „Agorum Core Basic Archive Plugin“ kann man „virtuelle Akten“ erstellen. „Virtuelle Akten“ sind im Prinzip vorgegeben Ordner und Dateistrukturen, die man mit zusätzlichen Metadaten beschreiben kann und so z.B. eine Vorlage für eine Projektstruktur definieren kann, die man mit einem Klick erstellen kann.

    Teil dieses Plugin ist eine virtuelle Ablage in die man Dokumente per Drag & Drop hineinziehen kann (oder per Netzlaufwerk kopieren) um sie später beschlagworten und den „Akten“ zuzuordnen.

    Ebenso kann damit eine revisionssichere Speicherung der Daten nach den gesetzlichen Vorschriften in der EU erfolgen.Agorum wird in zwei Varianten angeboten: Agorum Core kann als Open Source Variante, kostenlos genutzt werden. Agorum Core Pro ist kostenpflichtig und erweitert die Anwendung um zusätzliche Funktionen, wie u.a. OCR, integrierter Workflow Editor, File Sharing und universelle Dokumentenvorschau.

    Mein Fazit

    Agorum ist ein fortschrittliches und umfangreiches DMS, mit dem man alle Geschäftsprozesse und Workflows abbilden kann.

    Der Zugriff per Netzlaufwerk erweitert den Funktionsumfang erheblich und macht es auch für Umsteiger sehr interessant. Leider kann man im Windows Explorer nicht auf Vorgängerversionen eines Dokuments zugreifen, dies funktioniert nur über das Webinterface.

    Die Speicherung und Darstellung von E-Mails ist vorbildlich. Für all jene die eine DMS Lösung suchen, in der man den E-Mail-Verkehr nahtlos integrieren kann, sei Agorum ans Herz gelegt.

    Das „Agorum Core Basic Archive“ hat sich tatsächlich zu einem meiner Lieblingsfeature entwickelt, auch wenn es aufs erste unspektakulär klingt. Ich habe mir eine Vorlage für meine Kundenakten erstellt, in denen ich neben Systemdaten, auch der E-Mailverkehr, Aufträge, Rechnungen, etc. speichere. Während meiner Testphase hat sich das in Kombination mit der Zentralablage als äußert hilfreich und komfortabel erwiesen. Gerade die Speicherung der gesamten Kundenkommunikation konnte ich so sehr komfortabel durchführen. Gerade im Bereich des Projektmanagement, in dem es unzählige E-Mails gibt, spielt diese Lösung ihre Stärke aus.

    Die „Zentralablage“ ist auch ein gelungenes Feature. Hier kann man z.B. aufs schnelle ein Dokument erstellen, welches man erst später einem spezifischen Projekt zuordnet, da man gerade anderweitig beschäftigt ist. Man muss also nicht das Projekt wechseln.

    Was mir nicht so gut gefällt, ist die Weboberfläche, da diese wenig anpassbar ist, etwas „altmodisch“ wirkt und nicht überall die Benutzerfreundlichkeit anderer DMS Lösungen aufweist. Allen voran Ansichten für verschiedene Datentypen fehlen, so wäre z.B. eine Galeriefunktion für Fotos sehr sinnvoll.

    Ein weiterer Minuspunkt, ist die Agorum App für Smartphone und Tablet, diese ist funktionell, wirkt aber auch wie aus einer anderen Zeit.

    Das Lizenzmodell von Agorum, abseits der kostenlosen Open Source Version, ist leider, wie bei fast allen DMS Anbietern, nicht auf KMUs zugeschnitten. Die monatlichen Lizenzkosten setzen sich aus der Anzahl der Benutzer und der Datenvolumen zusammen. Hier ist es so, dass das Datenvolumen überproportional den Preis beeinflusst.

    Aus meiner Sicht ist daher für KMUs, die ein größeres Datenvolumen haben, nur die kostenlose Open Source Variante interessant. Das einzige fehlende Feature, welches aus meiner Sicht schmerzt, ist die Freigabe von Daten oder Verzeichnissen über das Internet.

    Sollten Sie Interesse an Agorum haben, oder an einer anderen Lösung für Datenmangement, dann können Sie mich gerne jederzeit kontaktieren. Meine Firma ist in diesem Bereich tätig, wir bieten Ihnen in diesem Bereich individuelle Beratung, Umsetzung und Betreuung aus einer Hand an.