Eine meiner Hauptaufgaben besteht darin, Unternehmen und Selbstständige bei der digitalen Transformation Ihrer Betriebe zu beraten und Sie zu unterstützen. Dabei taucht immer die Frage auf, wie man ein “papierloses Büro” realisiert, was ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation bei Dienstleistungsunternehmen ist. In diesem Blog möchte ich kurz darauf eingehen, was man unter einem papierlosen Büro versteht und wie ich dieses für mich ungesetzt habe.
Laut Wikipedia versteht man unter einem papierlosen Büro folgendes:
Ein papierloses Büro verzichtet zwecks Arbeitseinsparung, Effizienzsteigerung und Umweltschutz u. a. auf papiergebundene Dokumente und nutzt dafür nur EDV-gestützte Verfahren.
wikipedia.de
Wie schaut dies nun in der Praxis aus?
Ich nutze innerhalb meiner Firma für die Verwaltung von Dokumenten, das Erstellen von Projektplänen, den Austausch von Daten mit Kollegen und Partnern, sowie der internen Kommunikation Nextcloud, ein webbasiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) welches um viele Funktionen (Apps) erweitert werden kann. Durch die Integration von verschiedenen Office-Lösungen ist ein rein webbasiertes Arbeiten mit Office-Dateien möglich, auch ohne lokale Officeinstallation.
Durch diese Lösung sind alle Daten an einem zentralen Ort, Dokumente, Pläne, E-Mails oder Chatnachrichten sind jederzeit und überall abrufbar. Ich kann mit Kollegen und Partnern z.B. an einem Dokument, oder einer Präsentation arbeiten, oder über eine Datei diskutieren. Ich muss mir keine Gedanken über versehentlich gelöschte Dateien machen, da jede Änderung nachvollziehbar ist und rückgängig gemacht werden kann.
Dank der Indexierung kann ich nach Begriffen suchen. Suche ich z.B. nach Herrn Müller werden wir alle Dateien, E-Mails, Chatnachrichten, Termine angezeigt, in denen er vorkommt. Dank einer integrierten Texterkennung funktioniert dies auch mit eingescannten Dokumenten.
Auch unterwegs habe ich jederzeit vollen Zugriff auf alle Daten. Apps für Smartphones und Tablets ermöglichen den direkten Zugriff auf die Kamera, oder Mikrophone. So kann ich Vorort Fotos erstellen, oder Protokolle schreiben die sofort am Server gespeichert werden. Auch das Erstellen von Sprachnachrichten ist möglich. Zeitraubende Nacharbeiten, nach Rückkehr in das Büro, entfallen.
Mit Talk verfügt Nextcloud über eine eigene Messenger Lösung, die eine DSGVO konforme Kommunikation innerhalb der Firma, aber auch mit Partnern ermöglicht. Talk wird dabei direkt am eigenen Server betrieben.
Kurznotizen ersetzen bei mir im Büro die Post-Its und dank der Integration von OpenProject, welches ich für das Projektmanagement nutze gibt es auch hier eine Symbiose.
Aus meiner Sicht erleichtert Nextcloud den gesamten Büroalltag, wobei für mich das integrierte Office, die Kurznotizen sowie die Erweiterbarkeit durch Apps die Highlights dieser Lösung gegenüber anderen sind.
Sollte dieser Artikel Ihr Interesse geweckt haben, oder möchten Sie Ihre Erfahrungen zum papierlosen Büro kundtun, dann kontaktieren Sie mich, oder hinterlassen Sie einen Kommentar. Ich freue mich.
