Warum DMS-Lösungen auch für KMU und Selbstständige interessant sind

In meinem Beruf als IT-Consultant für KMU und Selbstständige werde ich oft mit der Frage konfrontiert, wie man Dokumente, E-Mail Konversationen, Notizen, Bilder möglichst sicher, effizient und wiederauffindbar speichert.

Ich rate meinen Kunden dann immer, dass Sie einerseits interne Richtlinien aufstellen sollen, die festlegen welchen Dateien es wirklich wert sind dauerhaft gesichert zu werden und andererseits den Einsatz eines Dokumentenmanagement System (DMS), als Ersatz für ihre(n) Dateiserver.

Ein DMS ist eine datenbankunterstützte Lösung, um Dateien und Daten zu speichern und einfach auffindbar zu machen. Auf den ersten Blick wirkt ein DMS, wie ein “normaler” Dateiserver, im Hintergrund läuft aber viel mehr ab und bietet große Mehrwerte für den Berufsalltag wie:

  • Zugriff von überall aus: Jedes DMS hat ein webbasiertes Interface, mit dem man von jedem Ort der Welt (wenn man die Berechtigung hat) auf das System zugreifen kann. So kann z.B. ein Mitarbeiter beim Kunden die aktuellste Version eines Planes zeigen, obwohl letzte Änderungen erst vor 5 Minuten erfolgten. Neben dem Webinterface kann auch per WebDAV oder bei einigen sogar per SMB zugegriffen werden. Damit ist der bequeme Zugriff per Netzlaufwerk möglich und man kann zentral am DMS die Dokumente bearbeiten und speichern.
  • Zentraler Ort, um alle Daten zu sichern: Das ist der relevanteste Punkt für den Großteil der Kunden, endlich eine Lösung zu haben, in der man alle Arten von projektbezogenen Daten zentral speichern kann, egal ob Pläne, Officedokumente, PDFs oder E-Mails.
  • Indexierung aller Dokumente und Dateien: DMS habe leistungsfähige Suchmaschinen integriert, die sobald eine Datei in das DMS hochgeladen wird, sofort mit der Indexierung dieser beginnt. In der Praxis heißt das, dass der Inhalt der Datei untersucht wird und der Nutzer Dateien nach Inhalten durchsuchen kann.
  • Versionierung: Ein DMS erlaubt die “Entwicklung” eine Datei lückenlos rückzuverfolgen. Damit ist es auch möglich frühere Dateistände wieder herzustellen. Gerade im Hinblick auf Datensicherung ist das ein wichtiger Aspekt.
  • “Automatischer” Schutz vor versehentliches Löschen von Dateien. Ein DMS hat einen zentralen Papierkorb in dem zunächst alle Dateien, Daten und Ordner landen bevor sie nach einer vordefinierten Zeit, die individuell festlegbar ist, endgültig gelöscht werden.
  • “Automatische” Archivierung. Mit einem DMS kann man Daten automatisch nach einer vorbestimmten Zeitspanne, versionssicher und unveränderbar archivieren. Bei fortschrittlichen Systemen kann man sogar festlegen, auf welchem Datenträger die Archivierung erfolgen soll. So kann man für aktuelle Dokumente schnelle SSD Festplatten nutzen, während man ältere und nicht mehr so oft benötigte Dokumente auf langsamere HDDs auslagert.
  • Ein DMS unterstützt die Erstellung von Regeln in denen man definiert, wie welche Datei gespeichert werden soll. Dadurch kann man das Risiko, dass Daten an einem falschen Ort gespeichert werden, minimieren.

Wie man anhand der oben angeführten Punkte leicht erkennen kann, löst ein DMS viele alltäglich auftretende Probleme.

Im Betrieb sind DMS-Lösungen gleich teuer wie klassische Dateiserver und stellen keinen Grund dar, sie deswegen nicht zu nutzen.

In der Anschaffung sind Dokumentenmangementsystem geringfügig teuer, da sie höhere Hardwarevoraussetzungen haben als ein klassischer Dateiserver.

Fast alle größeren DMS Entwickler bieten mittlerweile auch Open Source Varianten ihrer Systeme an, die sich oft nur im Funktionsumfang von ihren kostenpflichtigen Lösungen unterscheiden. Daher fallen oft keine Lizenzkosten an, was die Anschaffung teilweise günstiger macht, da man etwa keine Lizenz für einen Windows Server benötigt.

Wo viel Licht, da kein Schatten, haben DMS Lösungen keine Nachteile?

Das ist eine berechtigte Frage, grundsätzlich sind DMS komplexe Systeme, das war auch der Hauptgrund wieso bis vor wenigen Jahren derartige Lösungen primär bei großen Betrieben, mit dementsprechenden IT-Abteilungen eingesetzt wurden. Hier hat sich mittlerweile viel getan und aus meiner Erfahrung sind die heutigen DMS Lösungen sehr wartungsarm und zuverlässig, wenn einige Dinge im Vorfeld beachtet werden. Bei unseren internen Statistiken weisen alle DMS System eine höhere jährliche Verfügbarkeit auf, als etwa Mailserver oder auch ein Windows Dateiserver.

Der einzige wirkliche Nachteil den DMS Lösungen aufgrund ihrer Komplexität haben, sind höherer Hardwarevoraussetzungen, um ein flüssiges und schnelles Arbeiten zu garantieren. Hier muss man aber auch anmerken, dass leistungsfähige Serverlösungen mittlerweile deutlich günstiger geworden sind.

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